Seit mittlerweile mehr als 20 Jahren ist es technisch möglich und seit ca. 15 Jahren auch weltweit etabliert, einen immer größer werdenden Teil der geschäftlichen Korrespondenz auf elektronischem Wege abzuwickeln.

Die Vorteile liegen auch klar auf der Hand: im Vergleich zur Briefpost geht es insbesondere international um ein Vielfaches schneller und viele Versender meinen zumindest, dass man anders als beim klassischen Geschäftsbrief nicht so sehr auf die Form achten muss. Wobei sich hier seit Anfang dieses Jahrhunderts eine umfangreiche „Netiquette“ gegen den allzu saloppen Wildwuchs herausgebildet hat.

Außerdem – und das ist vielfach der Stein des Anstoßes – erlaubt E-Mail, anders als Postbrief oder Telefax die Versendung an viele Empfänger gleichzeitig und dies sogar abgestuft nach den Hauptempfängern, sowie jenen die nur zur Kenntnis nehmen sollen.

Dieses Feature ist im heutigen Büroalltag Fluch und Segen zugleich!

Man kann sicherlich nicht von der Hand weisen, dass durch die praktische, quantitativ nahezu unendliche Möglichkeit der Erweiterung des Empfängerkreises vielfach Informationen schnell und in Bezug auf die tatsächliche „Zustellung“ auch sicher weitertransportiert werden können. Allerdings bringt dies mit sich, dass die Taktzahl der eingehenden Nachrichten bei Bürokräften und mobil auch bei Außendienstmitarbeitern in den letzten Jahren steil angestiegen ist. Viele Absender nehmen zur Sicherheit auch jene Kollegen in die Mailverteiler, die vielleicht nur marginal mit einer Thematik beschäftigt, oder sogar projektbezogen gar nicht mehr involviert sind. Dies gilt auch für zahlreiche Weiterleitungen mit dem Kürzel „FYI“ (for your information). Natürlich lässt sich meist schon am Betreff oder am Namen des Absenders ablesen, ob eine Nachricht überhaupt relevant für einen ist oder sogar eine dringliche Bearbeitung erfordert. Hier der gute Rat, nicht jede seiner eigenen Nachrichten mit dem Ausrufezeichen zu versenden, denn das ist wie bei einem Fehlalarm: irgendwann nimmt das keiner mehr ernst, auch wenn es dann tatsächlich dringlich sein sollte.
Trotzdem können viele Bürokräfte nicht der Versuchung wiederstehen, den Inhalt solcher rein informativen Nachrichten ausführlich zu lesen. Dadurch verzögert sich die Phase des wirklich produktiven Arbeitens vom Beginn des Arbeitstages an gerechnet um ca. eine Stunde durchschnittlich in Deutschland.

Tipp 1: Filter mittels Querlesen und Kategorisieren der Nachrichten

Erfassen Sie bei Arbeitsbeginn bei allen eingegangenen E-Mails zunächst nur grob den Inhalt und sortieren Sie dann mittels der in Mailprogrammen angebotenen Kategorien, welche Informationen eilig zu erfassen sind, wo innerhalb kurzer Zeit eine Antwort von Ihnen vonnöten ist und zuletzt, welche Mails in einer ruhigeren Phase des Arbeitstages gelesen werden können. Meist haben diese Kategorien verschiedene Farben, so dass Sie leicht Ordnung in Ihren Posteingang bringen können.

Tipp 2: keine akustischen Signale

Viele Rechner, insbesondere alle Notebooks verfügen über Lautsprecher. Sofern es in einem Großraumbüro nicht generell untersagt ist, experimentieren viele Arbeitnehmer mit verschiedenen Tönen, welche eingehende E-Mails signalisieren. Jeder kennt die Klassiker wie Posthörner, Vogelgezwitscher oder einen tibetanischen Gong. Das mag für eine gewisse Zeit ganz witzig sein, setzt den Arbeitnehmer aber zunehmend unter Stress und lenkt ihn vor allem von Arbeiten jenseits der Routine ab. Wer Ideen für Business Development entwickeln soll oder eine Bilanz analysieren muss, gerät bei diesen alle paar Minuten auftretenden Geräuschen oft an den Rand der Verzweiflung. Zumindest aber leidet auch hier die Produktivität.
Verzichten Sie also lieber auf diese Art des Alarms und begnügen Sie sich mit dem kleinen Briefsymbol für ungelesene Nachrichten in der Taskleiste. Wen das auch noch ablenkt, kann eine einfache Faustregel beherzigen: immer, wenn Sie einen Schluck Wasser (oder Tee etc.) an Ihrem Arbeitsplatz trinken, schauen Sie danach in Ihren Posteingang, ob es etwas Neues dort gibt.

Tipp 3: Abends offline gehen

Natürlich gibt es Berufe wie z.B. bei der Feuerwehr oder dem Rettungsdienst, wo eine 24-Stunden-Bereitschaft notwendig ist. In diesem Fall zählt die Bereitschaft aber auch in gewisser Weise als Arbeitszeit, ähnlich bei den Ärzten der Nachtschichten in Krankenhäusern oder dem Notdienst der Apotheken. Der durchschnittliche Büroangestellte sollte aber das Gespräch mit seinem Vorgesetzten suchen und deutlich machen, dass er z.B. von 19 Uhr abends bis 7 Uhr Morgens sowie an Wochenenden und Feiertagen im Normalfall keine geschäftlichen E-Mails liest. Vielfach gehen Unternehmen zur Schonung der Mitarbeiter sogar schon dazu über, die Mailserver zu bestimmten Uhrzeiten ebenfalls in den „Feierabendmodus“ zu schicken. Volkswagen ist dabei einer der ersten Weltkonzerne, bei denen diese Anordnung von oben, also durch den Vorstand getroffen wurde. Immerhin sinkt dadurch der Erreichbarkeitsdruck und die Erholungsphasen der Beschäftigten werden länger und nachhaltiger.

Tipp 4: Nicht alles über E-Mails regeln

Studien belegen, dass in der heutigen Zeit die Neigung, mit Kollegen nicht mehr vorzugsweise persönlich oder telefonisch zu sprechen, sondern immer mehr per E-Mail zu kommunizieren, stetig zunimmt. Schade eigentlich, denn viele Arbeitgeber halten für ihre Mitarbeiter Rückzugsmöglichkeiten in Form von schön gestalteten „Meeting Points“ oder Kaffeeküchen bereit. Ein Plausch unter Kollegen kann nicht nur sehr viel schneller Themen klären, die sonst mehrmalig per E-Mail rückbeantwortet werden müssten. Es wird auch das soziale Klima gestärkt. Auch das Telefon hat längst nicht ausgedient. Im Gegenteil: mittels moderner Telekommunikationsserver ist die Einrichtung von Telefonkonferenzen, teilweise sogar mit Bild (Videokonferenzen) kinderleicht zu arrangieren.