Die erste Hürde ist genommen, wenn die Bewerbungsunterlagen überzeugen konnten und sich Personalverantwortliche ein persönliches Bild vom Kandidaten machen möchten. Oftmals befindet sich der neue Wunscharbeitgeber aber nicht um die Ecke, sodass ein Bewerbungsgespräch nach Feierabend nicht möglich ist. Ein Reisetag muss geplant werden. Hat man vom bisherigen Chef nach Nennung eines Vorwands den nötigen Tag Urlaub erhalten, steht einem Kennenlernen nichts mehr im Wege. Je nach Entfernung kommt unter Umständen nur eine Flugreise aus Zeitgründen in Frage. Man sollte als Bewerber auch immer im Hinterkopf haben, dass man zum Gespräch möglichst ausgeruht und innerlich aufgeräumt erscheinen sollte. Trotz Klimaanlage und Navigationsgerät in modernen PKWs empfiehlt sich eine hunderte Kilometer lange, mitunter stressige Autobahnfahrt vor dem Gespräch nicht.

Das deutsche Recht ist hier leider eindeutig. Der Arbeitgeber darf die Erstattung vor dem Gespräch ausdrücklich ausschließen und auf die Werbungskosten bei der Steuererklärung des Arbeitnehmers verweisen. Nur wenn ein Unternehmen einen Bewerber zum Kennenlernen zu sich einlädt und keine Aussage zu den Spesen macht, so hat das Unternehmen auch die Kosten für die Reise zu tragen.

Der Teufel liegt eher im Detail. Meistens haben Unternehmen strikte Reisekostenrichtlinien, in denen die Erstattungsfähigkeiten von Reiseaufwand explizit aufgelistet sind. Je größer das Unternehmen umso wahrscheinlicher ist das und umso umfangreicher fallen die Einschränkungen an.

Man sollte sich nicht auf den gesunden Menschenverstand verlassen. So kann es sein, dass Flugreisen nie bezahlt werden, der Kandidat stattdessen mit dem Zug fahren muss und aber ggf. eine Hotelübernachtung erstattet wird. Viele Unternehmen haben bei Hotels in der Nähe eigene Kontingente und übernehmen nicht selten direkt die Nächtigungskosten. Dabei spielt es dann keine Rolle, ob die Flugoption günstiger gewesen wäre. Bei der Kilometergelderstattung richten sich die meisten Unternehmen an den Pendlerregelungen der Finanzverwaltung. Es werden in der Regel 30 Euro-Cent je gefahrenen Kilometer auf der kürzesten Strecke bezahlt. Hintergrund ist hier vor allem, dass ein höheres Kilometergeld ein zu versteuernder geldwerter Vorteil wäre. Manche Arbeitgeber erstatten alternativ Tankquittungen gegen Nachweis (Tankfüllung vom Tag des Gesprächs in angemessener Höhe).

Anders sieht es in der Regel bei Initiativbewerbungen aus. Wenn der Bewerber seine schriftliche Bewerbung durch ein persönliches Gespräch bzw. Kennenlernen untermauern will, ist es gut möglich, dass sich der Personaler Zeit nimmt, es aber keine Erstattung der Auslagen gibt. Schließlich geht die Initiative vom Kandidaten aus. Wer unaufgefordert anreist um seine Mappe persönlich abzugeben, erhält im Normalfalle ohnehin keine Erstattung. Hier bleibt dann nachvollziehbar die Eingabe im Rahmen der nächsten Steuererklärung als Werbungskosten.

Am besten ist es, bereits im Rahmen der Terminierung des Erstgesprächs explizit nach Reisekostenrichtlinien des Unternehmens zu fragen. Man sollte nach der Lektüre auch keine Rückfragen scheuen. Schließlich geht es mitunter um viel Geld. Die meisten Personaler wissen es zudem sehr zu schätzen, wenn sich der Bewerber zu diesem Thema ausführlich informieren will, denn er zeigt damit bereits in der Bewerbungsphase Verantwortungsbewusstsein im Hinblick auf den Einsatz der finanziellen Mittel des gewünschten neuen Arbeitgebers. Wer sich dann an die Vorgaben hält und entsprechend abrechnet, wird auch seine Spesen erstattet bekommen. Meist existiert ein Abrechnungsformular, welches auszufüllen ist. Nie erstattet wird freilich der Gegenwert des genommenen Urlaubstags. Dies sollte aber selbstverständlich in der Verantwortung des Kandidaten liegen.