Mehr als zwanzig Jahre nach der Freigabe der Internettechnologie für die Allgemeinheit gehört die tägliche geschäftliche Korrespondenz mittels elektronischer Nachrichten mittlerweile zur Routine. Trotzdem kommt es laufend und quer durch alle Branchen vor, dass insbesondere E-Mails an externe Empfänger zahlreiche Fehler enthalten. Nicht nur orthographisch, sondern auch stilistisch gibt es nach wie vor einige Fallen, von denen wir Ihnen neun vorstellen:

 

Die Korrespondenz mittels E-Mails sollte sich nicht wesentlich von anderen Möglichkeiten, also Brief oder Telefax unterscheiden. Einen gewaltigen Unterschied gibt es aber: keine andere Form der schriftlichen Mitteilung lässt sich leichter an einen großen Empfängerkreis weiterverbreiten als eine E-Mail! Dennoch belegen Studien, dass je nach Medium in unterschiedlicher Weise auf die Form geachtet wird. Ein maschinell erstellter Geschäftsbrief ist grundsätzlich formeller verfasst als ein handgeschriebener Brief, der seinerseits wieder formvollendeter ist als eine E-Mail.

 

1. Fassen Sie sich bei Ihren E-Mails kurz.
Wenn Sie sehr viele Informationen unterbringen müssen, wählen Sie lieber einen elektronischen Brief als Anhang. Z. B. als eine pdf-Datei und verweisen dann im E-Mail selbst höflich auf den Anhang.

 

2. Überprüfen Sie Orthographie, Grammatik und Satzbau vor dem Absenden.
Wenn Sie mittels einer Software E-Mails offline erstellen, hilft Ihnen in der Regel ein Rechtschreibprüfprogramm. Oder lassen Sie jemanden aus dem Team im Zweifel nochmals lektorieren, wenn es sich um eine sehr wichtige Nachricht handelt. Rechtschreibfehler lassen den Empfänger sonst womöglich vermuten, dass der Autor entweder in Hektik oder interesselos geschrieben hatte. Beides kann in der Geschäftswelt fatal sein.

 

3. Warten Sie bei E-Mails nicht zu lange mit einer Antwort.
Die Geschwindigkeit des Nachrichtenaustauschs ist neben dem Ersparnis an Papier und Porto einer der großen Vorzüge bei E-Mails. In Europa hat sich werktäglich die 12-Stunden-Regel weitgehend durchgesetzt. Dies bedeutet, dass der Absender einer E-Mail innerhalb von einem halben Tag eine Antwort erwarten darf. Falls Ihre Antwort komplexe Vorarbeiten erfordert oder Sie aus anderen Gründen dieses Zeitfenster nicht einhalten können, schreiben Sie am besten kurz und bündig zurück, dass Sie zum Zeitpunkt XY fundiert antworten werden und bitten solange freundlich um Geduld. Als lästig wird allerdings von vielen Anwendern die automatische Benachrichtigung (Auto Notify) zu jeder eingehenden E-Mail empfunden. Nutzen Sie diese also am besten nur dann, wenn Sie verreist sind und niemand aus dem Kollegium Ihrem Posteingang prüft.

 

4. Gehen Sie sparsam mit der „Cc“ Funktion um
Aus Sorge, jemanden nicht mit Informationen zu versorgen und diesen so auszugrenzen oder auch aus Bequemlichkeit nutzen viele Anwender die Funktion der Nachricht als Kopie sehr ausgiebig. Diese Funktion, ebenso wie die „Blindkopie BCC“ hat zwar den Vorteil, dass man z.B. auch die anderen Team-Members oder Vorgesetzte mit Informationen versorgen kann. Wenn sich aus einer Nachricht eine regelrechte schriftliche Diskussion entzündet und jeder Nutzer immer „an alle“ antwortet, wird es schnell unübersichtlich, was im Zweifel wertvolle Arbeitszeit kostest und/oder Verwirrung bei denjenigen stiftet, die nicht in einem bestimmten Projekt detailliert involviert sind. Wenn dann noch große Anhänge mitgesendet werden, können Postfächer schnell an den Rand ihrer Kapazität kommen. Je nachdem, welche virtuelle Größe der Systemadministrator dem einzelnen User für sein elektronisches Postfach zugewiesen hat.

 

5. Achten Sie bei den Grußformeln auf korrekten Stil
E-Mails sollten sich bei der Anrede und der Signatur nicht unterscheiden. Letztere kann man bei vielen Programmen automatisch als Vorlage erstellen und aktivieren. Vergessen Sie bitte nicht entsprechende Absätze zur besseren Übersichtlichkeit.

 

6. Beachten Sie die rechtlichen Bestimmungen
In Deutschland gilt sein paar Jahren, dass im Anhang diverse Pflichtangaben über das Unternehmen (Rechtsform, Sitz, Registergericht, Geschäftsführung) vorgeschrieben sind. Außerdem sollten Unternehmen eine E-Mail-Policy im Sinne einheitlicher Regeln zur Gestaltung u.a. vereinbaren und auf diese regelmäßig hausintern aufmerksam machen, damit die Kollegen stets auf dem aktuellen Stand sind.

 

7. Reagieren Sie nie auf Spam, löschen Sie diesen sofort
Neuerdings nutzen Spammer einen Trick um Mailadressen auf einfache Weise zu verifizieren: sie bieten in ihren Nachrichten eine Funktion zur Abmeldung von Newslettern an, wie des seriöse Unternehmen auch machen (müssen). Wenn Sie auf diese Opt-Out-Fläche klicken, geben Sie den Spammern das Signal, dass Ihr Account echt ist und dadurch machen Sie sich erst recht zur Zielschreibe unerwünschter Werbung!

 

8. Der Betreff sollte den Kern Ihrer Nachricht widergeben.
Im normalen Geschäftsverkehr konkurriert man mit zahlreichen anderen Usern um die Gunst des Empfängers der Nachricht. Wenn man eine rasche Bearbeitung wünscht, sollte man den Betreff griffig und prägnant formulieren. Hinweise wie „EILT!“ aber bitte nur dann verwenden, wenn es tatsächlich zeitkritisch ist. „HILFE!“ ruft man auch nur, wenn man tatsächlich in Not ist. Wenn es wirklich zeitkritisch ist, sollte man ohnehin vorher zum guten alten Telefonhörer greifen und die kommende E-Mail mündlich avisieren. Ein E-Mail ist kein Live-Chat.

 

9. Verzichten Sie im Zweifel auf elektronische „Deko“
Mittels Bildern, Emoticons (sog. Smileys) und anderen Möglichkeiten kann man seine Nachrichten gewissermaßen verzieren. Das mag im privaten Umfeld, z.B. bei einer Einladung zur Silvesterfeier mit fliegenden Raketen um den Text witzig sein, eignet sich aber keinesfalls für geschäftlichen Mailverkehr. Und sei es auch nur intern. Viele E-Mail-Administratoren blockieren außerdem aus Gründen des Datenvolumens und des Schutzes vor Viren und Trojanern den Empfang von solchen kleinen Bildern. Dem fallen meist sogar Firmenlogos und Signets zum Opfer. Ergänzen Sie also Ihren Text um nichts, was sie nicht auch in einem postalischen Brief oder einem Fax verwenden würden!

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